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如何成為職場裏的“高效人士”?

 像短跑運動員一樣生活,而非馬拉松運動員。這是你需要掌握的最基本的原則。
  時間,是職場中人最感稀缺的資源。“高效人士”往往把時間安排得滿滿的,絕不浪費時間。每天都忙忙碌碌,總是在與時間賽跑,希望在最短的時間裏幹完最多的工作。就如很多經理人每天工作12到14個小時,很少正常吃飯,不是隨便抓點什麼匆匆填進肚子,就是坐在辦公桌旁邊幹邊吃;要麼就是沒完沒了的應酬,無法與家人共進晚餐;睡眠不足,沒有時間運動;心懷愧疚和不快,身心俱疲,這一切似乎已經成了經理人的生活常態。
  我們大多數人都用延長工作時間的方法來應對日益繁重的工作任務,這不可避免地影響到我們的身體、心理和情緒。就企業而言,這必將導致員工的工作積極性降低、精力渙散、離職率居高不下、醫療成本激增。
  如何更合理地安排工作,提高工作效率,排遣精神壓力,是每位管理者和員工共同關心的話題。
  提高你的專注力
  工作效能專家戴維·艾倫認為,影響工作效率的最大阻礙是,人們對自己要辦的事情缺乏切實的把握。他們既沒有明確工作事項,也沒有具體落實,於是事情就一直縈繞在人們的心頭,既耗費精力,也造成了巨大的精神壓力。實際上,大腦的主要功能是思考,而不是記事。所以,把想法從腦子裏全部倒出來,列出一份清單,是非常重要的一步。
  大腦清空後,接下來需要把大任務分解成一個個較小的“下一步行動”,然後集中精力逐項落實。這種方法實際上是在創造人們做事的動機:我看到我想要的結果,我相信我能做到,也知道怎麼做。
  艾倫是暢銷書《搞定I:無壓工作的藝術》的作者。在書中,他論述了列出工作清單,然後逐項推進的效能管理方法。他的擁躉們將這套方法稱為“GTD”。GTD方法的主要原則是,用記錄的方式將頭腦中的各種任務移出來,並且安排好下一步行動,從而做到心無掛念,集中精力做好手頭的事情。
  GTD最大的用處是,幹掉一件事是一件,把控時間的成就感就這麼一點點地積累起來、養成習慣之後成為一種高效率的行為方式,對重建信心尤其是擺脫忙忙碌碌卻一事無成的那種挫敗抑鬱感很有幫助。
  管理能量,而非時間
  工作效能專家托尼·施瓦茨是Energy Project公司的CEO。這家公司曾為包括索尼公司和美聯銀行在內的一些大型組織提供了諮詢和培訓服務,通過一個名為“能量管理計畫”的專案,幫助數千位領導人和管理者建立起良好的習慣,科學地管理他們的能量,而非時間。最後的數據表明,參與該計畫的員工的績效表現均優於對照組,高能量能夠創造出更高的績效。
  施瓦茨認為,延長工作時間之所以不可取,是因為時間是一種有限的資源。相比之下,能量則不同。人的能量包括四個基本層面——身體、情緒、思維、精神。他建議人們合理管理自己的能量,在一段時間的高度專注之後,要適當休息,做到能量的平衡。
  能量管理計畫首先從對體能的關注開始,因為一個好的身體能夠產生更多能量。誰都知道營養不良、缺少運動、睡眠不足和休息不夠會降低人的基礎能量水準,削弱他們的情緒控制力和專注力。施瓦茨和他的同事幫助經理人制定了一些能夠增強、恢復和補充體能的習慣,敦促他們規律飲食,按時作息,加強鍛煉。很多參與這一計畫的管理者都反映,隨著體能的增強,他們的工作效率也有所提高。
  該計畫的第二個關注點是情緒。施瓦茨認為不管外部壓力有多大,人們只要控制好自己的情緒,就可以提高能量的品質。大多數人都發現,當自己情緒愉快的時候,往往就是績效最高的時候。為做到這一點,除了注意工作期間休息,還應養成三個簡單而有效的習慣——深呼吸放鬆自己,向他人表達讚賞,並且換一種積極的方式來講述自己生活中發生的事件。事實證明,積極的情緒能夠提高能量的品質水準。
  該計畫的第三個關注點是思想,思想必須集中。許多高管認為,如果有一大堆任務擺在面前,就必須同時著手處理,但實際上,這種做法會降低工作效率。施瓦茨建議高管們制定一些習慣來減少科技給生活帶來的無情干擾。比如:只在固定時段接發電子郵件,開會時不接聽電話,等等。集中注意力,使高管們的能量不致分散,他們就能在較短的時間內完成與過去相同的工作量。
  該計畫的第四個關注點是精神。施瓦茨認為,當人們的日常工作和活動與他們最為珍視的、能夠賦予他們意義感和目的感的東西相一致時,他們的精神能量就會發揮作用。為此,人們需要理清優先事項,並以此為准在三個方面制定習慣:做自己最擅長和最喜歡的工作;有意識地為生活中最重要的領域分配時間和精力,認真工作,關心家庭、健康和他人;此外,還要在日常行為中奉行自己的核心價值觀。
  施瓦茨是一個嚴格自律的人,他強調要建立一套積極的程式,有意識地修正自己的行為。比如,他會把最重要的工作放在一早就做,因為這個時候人休息得最充分,注意力也最集中。而90%的人一上班就查收電子郵件,這等於把工作安排的主動權交給了別人。為了避免受到電子郵件的干擾,一個人應該定期處理自己的郵箱,這樣可以避免郵件經常干擾我們的日常工作。
  施瓦茨認為,為了有效地給員工補充能量,組織的著眼點必須從“向員工索取更多”轉移到“為員工付出更多”,這樣,他們才會鼓足幹勁,才能為每天的工作投入更多。
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